Définir son besoin dans un appel d'offres

(Paris, le 14 mars 2018, mis à jour le 21/02/2022)

Serrer les budgets, traquer les dépenses inutiles, mieux gérer, obtenir des réponses optimisées des opérateurs... Pour tous ces défis, des solutions existent. La réforme du droit des marchés publics, liée à l'Ordonnance de 2015, et l'usage de certains outils créés ou renforcés dans ce cadre, permettent d'atteindre ces objectifs. 

Pour définir son besoin dans un appel d'offres, quelques questions à se poser :

• Votre flotte pour quels usages ? Pourquoi des véhicules ? Pour qui ? Pour quels usages ? Quel type d’énergie ? Il est utile de réaliser un état des lieux afin de vous assurer de la bonne adéquation entre les besoins de mobilité de chacun et les réponses apportées à ces besoins.
   
• Combien de véhicules composent votre flotte ? Quelle est la répartition par service ? Quel est le kilométrage moyen par catégorie ou par service ? Quel est le nombre de sites ?
   
• Comment est gérée votre flotte ? Comment s’organise la flotte ? Qui gère votre parc ?  Quelles sont les échéances de renouvellement des véhicules ? Combien d’intervenants y a-t-il actuellement pour la gestion administrative du parc (achat / revente / comptabilité / assurance) et la gestion technique des véhicules (entretien / services aux conducteurs / affectation des véhicules) ?
   
• Quel est le budget actuel de votre flotte en investissement (achat) et en fonctionnement (entretien, réparations, indemnités kilométriques) ? Il faut également déterminer le budget complet de la flotte (coûts directs et indirects) : coût d’acquisition, coût du personnel, assurance, coût de la gestion des sinistres, prévention et formation du personnel, prix de revient kilométrique...
   
• De quels services ai-je besoin et que dois-je externaliser ?  Maintenance, carburant, assurance, location moyenne durée, formation des conducteurs / prévention, gestion des sinistres, autopartage, VAE.
   
• De quels outils de pilotage ou de gestion ai-je besoin ? Reporting, télématique…
   
• Définissez les objectifs que vous vous fixez : S’agit-il de réduire les coûts, d’être plus efficace, d’adopter une démarche de développement durable (réduire les émissions de CO₂, améliorer la sécurité routière de vos conducteurs), de travailler l’aspect des ressources humaines comme la fidélisation ou la motivation de vos collaborateurs, d’aborder la mobilité de façon globale ?
   
• Déterminez la vision et la composition de votre flotte à trois-cinq ans : Types de véhicules, pourcentage d’énergies alternatives , pourcentage de véhicules partagés, autre type de mobilité à prévoir, évolution du mode de gestion / financement ; Quelles seraient les autres solutions de mobilité auxquelles je pourrais avoir recours dans trois-cinq ans ?
   
• Déterminez vos budgets pour le poste automobile : Budget prévisionnel d’investissement, budget prévisionnel de fonctionnement, coûts indirects (temps administratif passé, gestion des sinistres, entretien, formation des conducteurs).
   
• Les clauses techniques et financières envisagées sont-elles adaptées au métier de la location de flotte : Cette étape de réflexion est loin d’être anodine. Elle permet en effet de s’assurer que les offres déposées le seront sans réserve et correspondront aux attentes de l’acheteur.