(Mis à jour le 18 juillet 2018)
Au lieu d'acheter ou de louer des véhicules pour les déplacements de leurs collaborateurs, les entreprises ont pendant longtemps fait appel aux véhicules personnels de ces derniers. En contrepartie, les entreprises versaient des Indemnités Kilométriques appelées aussi IK. La valeur de ces IK correspondait généralement au barème kilométrique établi chaque année par l'administration fiscale.
Le recours au système des IK a tout son sens dans le cas d'utilisation ponctuelle de leur voiture personnelle par certains collaborateurs (déplacement exceptionnel par exemple). En revanche, il est difficilement défendable s'il est utilisé massivement et à grande échelle, et ce pour les raisons suivantes :
- Les kilomètres facturés sous forme de remboursement de frais par les collaborateurs sont surestimés de 30 % en moyenne selon les entreprises qui ont basculé d'un système d'IK à un système de véhicules d'entreprise.
- Le traitement administratif des notes de frais est lourd et coûteux.
- Le choix du véhicule est laissé à l'initiative du collaborateur, ce qui engendre un effet important sur le barème de remboursement (recherche de la tranche du barème la plus élevée).
- En règle générale, ces entreprises ont vu leurs coûts de transport baisser de 40 à 60 % en passant des IK à des véhicules exploités en propre.
- L'entreprise ne maîtrise pas son image, ce qui peut entraîner des effets négatifs dans un sens comme dans l'autre, le collaborateur pouvant rouler dans une voiture en mauvais état ou, au contraire, dans une voiture trop porteuse d'image.
- Le collaborateur qui s'habitue à bénéficier d'un complément de rémunération risque de négliger l'entretien de sa voiture pour faire des économies, ce qui peut mettre sa vie en danger.
- Les véhicules des collaborateurs utilisés à des fins professionnelles sont susceptibles d'être assujettis à la TVS.
- A compter de l'imposition des revenus de l'année 2012, le barème des IK a perdu de son intérêt : le montant des frais couverts (hors frais réels de péage, de garage ou de parking et d'intérêts afférents à l'achat à crédit du véhicule utilisé) ne peut plus excéder le montant correspondant aux frais d'un véhicule d'une puissance de 7 CV, même si la puissance du véhicule est supérieure. Ce plafond s'impose même si le salarié opte pour la déduction des frais réellement engagés, ce qui enlève tout intérêt à cette option.
